BEDANYA PROSEDUR DENGAN STANDAR &
KAPAN SEBUAH TRAINING DILAKUKAN
Oleh : Constantinus
(Praktisi Psikologi Industri anggota Himpunan Psikologi Indonesia
& eks Asesor Kompetensi Badan Nasional Sertifikasi Profesi R.I.)
(1) Tentang prosedur dan tentang standar
Seringkali kita mendengar orang yang latah mengatakan SOP, padahal yang dimaksudkan hanyalah prosedur saja. SOP bukanlah prosedur saja. SOP harus mengandung suatu standar. Untuk itu, kami memilih menggunakan istilah prosedur dan standar, daripada ikut-ikutan latah menggunakan istilah SOP yang salah kaprah.
Prosedur adalah langkah apa saja yang harus dilakukan. Misalnya, seorang Staf Pengawas Kredit harus melakukan prosedur menghitung pelunasan.
Standar adalah dengan alat apa dan oleh siapa serta kapan prosedur (langkah-langkah) itu dilakukan. Misalnya, menghitung pelunasan harus dilakukan dengan menggunakan MS-Excell dan hasilnya di-print-out. Artinya, tidak boleh dihitung dengan kalkulator dan hanya ditulis tangan di atas selembar kertas.
Contoh lain :
Prosedur menghitung ulang pelunasan kredit. Langkah-langkahnya adalah : hasil print out dengan MS-Excell harus dibawa oleh Staf Pengawas Kredit kepada atasan.
Adapun standarnya bisa saja berbeda, meskipun prosedurnya sama (yaitu langkah menghitung ulang hasil perhitungan pelunasan). Pada BPR dengan OSC Rp 100 milyar ke atas, yang melakukan penghitungan ulang adalah Supervisor Pengawas Kredit. Ini disebut standar pada BPR dengan OSC Rp 100 milyar ke atas. Sedangkan pada BPR dengan OSC di bawah Rp 100 milyar, penghitungan ulang dilakukan oleh Manajer Operasional (karena di BPR tersebut tidak ada Supervisor Pengawas Kredit). Ini disebut sebagai standar penghitungan ulang atas pelunasan kredit pada BPR dengan OSC di bawah Rp 100 milyar.
(2) Kapan sebuah training dilakukan ?
Ada banyak orang yang masih salah paham bahwa sekali seorang karyawan diikutkan training, maka dia tidak perlu ikut training lagi.
Di sini perlu ditegaskan bahwa training diperlukan pada saat :
(a) Ada karyawan baru yang akan menduduki suatu posisi pekerjaan tertentu
(b) Ada karyawan lama yang akan menduduki suatu posisi pekerjaan baru, baik posisi pekerjaan itu se-level maupun level-nya lebih tinggi (promosi jabatan)
(c) Ada suatu prosedur / standar baru (termasuk penggunaan Form Baru). Di sini, karyawan lama yang sudah biasa mengerjakan suatu pekerjaan pada posisi pekerjaan tertentu, harus mendapatkan training tentanga prosedur baru, atau standar baru (Form Baru), atau prosedur baru dan standar baru.
Ingat ! Kalau setelah diberikan training ternyata ada beberapa karyawan yang masih belum menguasai, maka yang dilakukan kepada beberapa karyawan itu adalah follow up maupun coaching (lebih bersifat privat). Apabila dilakukan training lagi, maka akan menjadi tidak efisien karena jadwal training akan menjadi penuh sesak dan peserta training juga tidak memenuhi kuota (peserta training yang ideal adalah 20 - 40 orang di ruang Training Centre sekarang ini).
Semoga penjelasan sederhana di atas dapat meluruskan salah kaprah yang banyak bermunculan di masyarakat luas (termasuk di antara kita) selama ini.
Salam,
Constantinus
